Wer vom einen auf den anderen Tag ins Homeoffice umziehen muss, sieht sich plötzlich mit ganz neuen Herausforderungen konfrontiert: Wie bleibe ich produktiv? Wie kann ich dem Impuls, ständig Instagram zu checken, widerstehen? Wie bleibe ich in Kontakt mit meinem Team? Und vor allem: Wie viele Tage am Stück kann ich eine Jogginghose tragen? Wir haben die Antworten!

Als Fans von Agilem Arbeiten verschlägt es unser Team regelmäßig ins Homeoffice – Daily Business quasi. Und um die dringlichste Frage zuerst zu beantworten: Auch wenn Karl Lagerfeld damals anderes behauptet hat, das Tragen einer Jogginghose steht einem gut organisierten Leben nicht im Wege, sondern macht es nur ein bisschen bequemer. Bequem und gut organisiert im Homeoffice: So geht’s.

Die Basis: Hilfreiche digitale Tools

Herausforderung Nummer eins im Homeoffice: Trotz Distanz zu Kolleginnen und Kollegen in Kontakt bleiben und Projekte gut abgestimmt managen.

Dabei hilft zum einen unser Lieblings-Kommunikations-Tool Slack. Über die Plattform kann sich entspannt ausgetauscht werden, indem Teams eigene Channels eröffnen. So ist das Sales-Team genauso vernetzt wie die Marketing-Riege. Auch Direktnachrichten können verschickt und Dokumente für alle verfügbar hochgeladen werden.

Tipptopp Projektmanagement ist dank Asana möglich. Definieren Sie Ziele, die passenden Aufgaben, vergeben Sie Prioritäten und Deadlines. Mit Asana weiß jede*r was aktuell ansteht, was schon geschafft wurde und wer welche Aufgaben übernimmt. Ist genauso easy wie es klingt.

Ähnlich großartig fürs Projektmanagement ist übrigens Monday. Prozesse und Projekte werden hier so übersichtlich und klar abgebildet, dass das ganze Team jederzeit im Bilde ist.

Ein Wiedersehen mit Kolleg*innen – das macht zum Beispiel Zoom möglich: In Video-Calls zu zweit oder mit dem ganzen Team. Die Gratisversion von Zoom erlaubt bis zu 100 Personen in einem Call. Nur die Dauer ist in diesem Fall beschränkt. Funktioniert auf dem Desktop und auf dem Smartphone.

Im Homeoffice hat man nur selten Zugriff auf den Unternehmens-Server und große Dateien lassen sich nicht immer per E-Mail versenden. Alternativ können auf Google Drive Daten abgelegt und mit allen (oder ausgewählten Kolleginnen) geteilt werden. Dabei kann auch definiert werden, ob die Dokumente nur gelesen oder auch von anderen bearbeitet werden dürfen.

Um große Dateien zu verschicken, ist WeTransfer die richtige Wahl. Bis zu 2 GB können in der Gratis-Variante versendet werden und der Download-Link landet, wahlweise mit Grußbotschaft, direkt im E-Mail-Postfach der Empfängerin.

Produktivität statt Putzimpuls

Sie haben es sich gerade am Computer gemütlich gemacht, wollen jetzt endlich anfangen zu arbeiten und da fällt Ihnen ein, dass Sie eigentlich noch schnell vorher das Badezimmer putzen könnten – ein Homeoffice-Klassiker. Zeit, zu widerstehen!

 

Zeitmanagement und Zeiterfassung im Homeoffice

Starten Sie mit einer groben Planung Ihrer Tages-To-dos – zum Beispiel mit dem Organisations-Tool Trello. Grundsätzlich gilt: Wir überschätzen das, was wir in der Zeit, die wir zur Verfügung haben, tatsächlich schaffen. Nehmen Sie sich am besten ein bis zwei größere Aufgaben vor und circa zwei zusätzliche kleine. Überschlagen Sie schon vorher, wieviel Zeit Sie pro Aufgabe ungefähr brauchen und notieren Sie die Zeit neben Ihrem To-do. Das hilft bei einer realistischen Planung. Nicht vergessen, dass sich niemand pausenlos konzentrieren kann und Sie nicht den ganzen Tag Höchstleistungen vollbringen können

Was dabei hilft, ist zum Beispiel die Pomodoro-Technik: Sie nehmen sich eine konkrete Aufgabe vor, stellen einen Wecker auf 25 Minuten und legen los. Wenn der Wecker klingelt, haken Sie ab, was Sie geschafft haben, gönnen sich fünf Minuten Pause (Jetzt darf auch die Dusche geputzt werden) und starten dann in die nächste 25-Minuten-Runde. Nach vier Durchläufen stehen 30 Pausenminuten an. Natürlich können Sie die Intervalle auf Ihren Arbeitsrhythmus abstimmen.

Wie die Pomodoro-Technik schon vermuten lässt: Läuft die Uhr mit, spüren wir den Zugzwang und den Druck, bis zum Ablauf der Zeit auch was geschafft zu haben. Ergänzend zum Wecker oder zur Handy-Stoppuhr, können Sie auch den Gratis-Timer toggl nutzen. Der trackt die Zeit und wertet aus, wieviel Zeit Sie in welches Projekt gesteckt haben. Sehr praktisch auch für Freelancer oder Arbeitnehmer, die Ihre Zeit erfassen müssen.

Frau im Homeoffice

Nicht ablenken lassen: So geht Fokus

Sie können dem Drang nicht widerstehen, alle zehn Minuten zu schauen, was es Neues bei Facebook, Instagram & Co. gibt? Been there, done that. Rescue Time hilft beim Wahren des Fokus’. Das Tool erfasst, wie lange Sie auf Webseiten surfen, die mit der Arbeit eigentlich gar nichts zu tun haben. Ebenfalls möglich: Blockieren Sie Seiten wie Instagram komplett über das Tool und der Zugriff wird Ihnen verweigert.

Was auch hilft, ist ein sogenannter „Accountability Buddy“ – jemand, der dafür sorgt, dass Sie Pläne auch umsetzen. Das kann in der Praxis so aussehen: Telefonieren Sie zum Arbeitsbeginn mit einer Kollegin und besprechen Sie, was Sie, zum Beispiel in der nächsten Stunde, erledigen wollen. Nach Ablauf der Zeit, telefonieren oder chatten Sie kurz, berichten vom Zwischenstand und tauschen aus, was als Nächstes ansteht. Steigert Pflichtgefühl und Effizienz, versprochen.

E-Mails – Fluch und Segen. Sie flattern ungefragt ins Postfach, verlangen augenblickliche Aufmerksamkeit und stören dank visueller und akustischer Benachrichtigung die Konzentration. Tipp: E-Mails zu vorab definierten Zeiten checken und dazwischen das Postfach schließen. Die meisten Mails müssen nicht sofort beantwortet werden – und manche erledigen sich nach ein paar Stunden sogar von selbst.

Auch im Homeoffice Pausen machen

Ganz wichtig: Ohne Pausen, keine Produktivität. Nur weil keine Kollegen da sind, die Sie fragen, ob Sie in der Mittagspause mit zum Bäcker kommen, sollten Sie nicht auf Unterbrechungen verzichten. Wie wäre es mit ein bisschen Musik, einer kleinen Meditation oder natürlich was Leckerem zu essen? Bewegung ist immer gut und hilft, mit klarem Kopf zurück an die Arbeit zu gehen.

Was Sie in der Pause nicht machen sollten, ist durchs Internet surfen, private Mails beantworten oder Social Media checken. Denn auch das fühlt sich für unser Gehirn wie Arbeit an und lässt uns nicht wirklich abschalten und auftanken. Der Pausen-Effekt ist also dahin.

 Gut eingerichtet: Der Homeoffice-Arbeitsplatz

Ab an den Küchentisch oder mit Laptop ins Bett? Wie Sie Ihren Heimarbeitsplatz am besten einrichten:

  • Arbeiten Sie, falls möglich, nicht da, wo Sie auch schlafen. Klare, räumliche Grenzen helfen uns dabei, fokussiert zu sein und nach Feierabend besser abzuschalten. Vielleicht können Sie ein Gästezimmer oder eine Ecke im Wohnzimmer umfunktionieren?
  • Lauschen Sie sich durch die Wohnung: Wo finden Sie am ehesten zur Ruhe? Wo gibt es störende Nebengeräusche? Achten Sie auf eine Geräuschkulisse, die Konzentration zulässt.
  • Richten Sie sich so ein, dass Sie nicht ständig aufstehen müssen: Arbeitsmaterial, Kaffee, wichtige Unterlagen – alles liegt parat.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie bequem am Tisch sitzen und auf den Monitor schauen können. Ihr Rücken wird es Ihnen danken.
  • Smartphone in Fokus-Phasen auf Flugmodus stellen. Die meisten von uns müssen nicht die ganze Zeit telefonisch erreichbar sein. Damit das Smartphone nicht zu sehr ablenkt, schicken Sie es für eine gewissen Zeit in den Flugmodus – oder stellen Sie es ganz aus.

Zu Hause ins Arbeits-Mindset schalten

Klar, zu Hause ist es doch irgendwie anders als im Büro. Wenn Sie im Homeoffice nur schwer ins Arbeits-Mindset switchen können, kann es sinnvoll sein, die heißgeliebte Jogginghose gegen das übliche Büro-Outfit einzutauschen. Das hilft Ihnen, das „Arbeitsgefühl“ zu verinnerlichen. Gleichzeitig läutet der Wechsel in gemütlichere Kleidung abends den Feierabend ein und hilft, Arbeit und Privates zu trennen.

Auch Routinen wie der Büro-Kaffee am Nachmittag oder das Frühstück am Arbeitsplatz helfen, ins Arbeitsgefühl reinzukommen. Versuchen Sie, auch im Homeoffice Routinen zu etablieren, die Ihrem Tag Struktur geben. So wird das Abenteuer Homeoffice von Tag zu Tag erfolgreicher.

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