Ein Sammelsurium an Verträgen, Belegen und wichtigen Papieren – im Laufe des Lebens sammelt sich so einiges an Papierkram an. Was gerne passiert: Wildes Abheften und Ablegen, tausende Ordner und doch kein Überblick, wo was zu finden ist. So organisieren Sie Ihre Unterlagen, damit Sie alles im Blick haben.

Okay, zugegeben: Unterlagen organisieren ist nicht die schönste Freizeitbeschäftigung. Dennoch werden Sie es sich garantiert danken, wenn Sie beim nächsten Kontakt mit der Versicherung oder für die jährliche Steuererklärung gut vorbereitet sind. Außerdem sind wir sicher, dass einige Papiere, die Ihre Schubladen verstopfen, längst reif für den Papierkorb sind. Also: Platz schaffen, für Ordnung sorgen, los geht’s!

Schritt eins: Kategorien und Unterkategorien definieren

Ihr erster Schritt zu organisierten Unterlagen: Verschaffen Sie sich einen Überblick. Suchen Sie alle Dokumente zusammen, legen Sie Aktenordner und Locher bereit, und definieren Sie ein sinnvolles Kategoriensystem. Was bedeutet das? Das Ziel ist es, nicht hunderte halbleere Aktenordner zu haben, sondern sinnvoll zu bündeln. Ein Beispiel: Ein Ordner nur für Arbeitszeugnisse bleibt wahrscheinlich recht leer. Besser ist ein Ordner für die Kategorie „Job“, in dem Sie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Zeugnisse unterbringen. Trennblätter helfen beim Einteilen und Wiederfinden der Unterkategorien. Auch ein gutes Überthema: „Wohnen“ mit Unterkategorien für Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Stromrechnung und Reparaturbelegen. Oder ein Ordner rund ums Auto mit Unterlagen wie Kaufvertrag, Versicherungspolizze und 57a-Begutachtung (Pickerl). Auch super: Eigene Ordner für alle Steuerunterlagen, zum Thema Gesundheit oder für Unterlagen, die Hobbys und Freizeit betreffen.

Dasselbe Prinzip wenden Sie bei digitalen Unterlagen oder in Ihrem E-Mail-Postfach an. Kategorien und Unterkategorien werden entsprechend einem Aktenordner angelegt und am besten durchnummeriert, damit die digitalen Ordner in Ihrer Wunsch-Reihenfolge gelistet werden.

So sind die digitalen Unterlagen sicher

Sichern Sie besonders wichtige Daten und Dokumente am besten auf einer externen Festplatte, über ein NAS-System oder in einer Cloud (zum Beispiel pCloud) ab. So geht nichts verloren, wenn der Computer mal schlappmacht.

Schritt zwei: Sortieren und Ausmisten

Beim Sortieren sollten Sie darauf achten, welche Unterlagen tatsächlich aufgehoben werden müssen und welche inzwischen irrelevant sind und in den Papierkorb dürfen.

  • Oft kommen, zum Beispiel von Internetanbietern, Briefe, die einfach nur der Information gelten oder ein neues Angebot enthalten. Diese Briefe können natürlich weg.
  • Quittungen und Belege, die so alt sind, dass Sie weder für Ihre offene Steuererklärung noch mögliche Reklamationen oder Garantieansprüche relevant sind, dürfen ebenfalls in den Müll.

Ordnen Sie alle Unterlagen entsprechend Ihrem Kategoriensystem. Wahrscheinlich finden Sie Dokumente, die Sie nicht auf dem Schirm hatten. Passen Sie die Kategorien entsprechend an, greifen Sie zum Locher und dann wird abgeheftet. Sobald alles wegsortiert ist (und erst dann!), wird beschriftet. Auf den Ordner gehören dabei sowohl die Haupt- als auch die Unterkategorien. Das erspart mühsames Suchen. Den ausgemisteten Papiermüll bringen Sie zum Altpapier. Falls sensible Daten auf den Unterlagen sind, jagen Sie das Ganze einmal durch den Aktenschredder.

Tipp: Fehlende Dokumente ergänzen

Vielleicht ist Ihnen beim Sortieren aufgefallen, dass wichtige Unterlagen fehlen. Kein Problem, nutzen Sie die Gelegenheit und fragen Sie bei der zuständigen Stelle an, ob Sie sich Unterlagen neu ausstellen lassen können. So haben Sie alles gut organisiert und beisammen.

Unterlagen rund ums Auto und die Kfz-Versicherung organisieren

Wie sieht es eigentlich mit der Organisation von Unterlagen rund ums Auto aus? Hier gibt es die Papiere, die Sie immer dabei haben sollten. Dazu zählen natürlich der Führerschein, der immer im Original in der Tasche sein muss, und der Zulassungsschein 1, der oft im Handschuhfach verstaut wird. Besonders hilfreich, falls Sie mal in einen Schaden verwickelt werden: Der Nachweis Ihrer Kfz-Haftpflicht. Bei einem Unfall sollten Sie Daten wie Ihre Vertragsnummer parat haben, damit die Schadenabwicklung entspannt abläuft. Mehr Infos zur Schadenmeldung bei nexible, finden Sie hier.

Gut aufbewahren sollten Sie Ihr §57a-Gutachten (Pickerl). Die passende Plakette auf Ihrem Auto zeigt an, dass Sie mit gültigem Pickerl unterwegs sind. Die Zulassungsbescheinigung Teil 2 sollte gut verstaut sein, ebenso der Typenschein. Weitere wichtige Unterlagen rund um Ihr Auto sind das Service-Heft, der Kaufvertrag sowie Ihre Anmeldebestätigung. Ihre Kfz-Versicherungsunterlagen sollten Sie mindestens für die gesamte Laufzeit Ihrer Versicherung gut aufheben. Dazu zählen die Versicherungspolizze sowie Ihr Antrag. Ein eigener Ordner rund ums Auto bietet sich also perfekt an.

Weniger Papierkram mit nexible

Wenn Sie Papiersammlungen vermeiden wollen, sind Sie bei nexible gut aufgehoben: In unserem Kundenportal liegen die Grüne Karte und alle Versicherungsdaten digital bereit – in wenigen Klicks abrufbar. Ihre Bankverbindung können Sie hier auch selbst aktualisieren.

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* Die nexible Kfz-Haftpflicht ist ein Produkt des Risikoträgers nexible Versicherung AG.

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